PROSES PUBLIC RELATIONS

4        LANGKAH PROSES PR

1.      Definisi Permasalahan; apa yang terjadi sekarang? (Analisis Situasi)

-          Praktisi PR harus dapat mengenal simtom dan penyebab.

-          Praktisi PR perlu melibatkan diri dalam penelitian dan pengumpulan fakta.

-          Praktisi PR perlu memantau dan membaca terus pengertian, opini, sikap, dan perilaku mereka yang berkepentingan dan terpengaruh oleh sikap dan tindakan suatu lembaga.

2.      Perencanaan dan Program; apa yang harus kita lakukan, katakan dan mengapa alasannya? (Strategi)

-          Praktisi PR sudah menemukan penyebab dan sudah siap dengan langkah-langkah pemecahan dan pencegahan.

-          Dirumuskan dalam bentuk rencana dan program termasuk anggaran.

-          Kesepakatan bersama dan mendapat dukungan penuh.

3.      Aksi dan Komunikasi; bagaimana dan kapan kita bertindak dan mengatakan hal tersebut (Implementasi)

-          Harus dikaitkan dengan objective/goal yang spesifik.

4.      Evaluasi Program; bagaimana kita telah melakukannya (Evaluasi)

-          Pengukuran atas hasil tindakan di masa lalu.

Mendefinisikan Masalah: Riset

1.      Pengumpulan Fakta

-          Riset (desain; pengumpulan data primer, pengolahan data dan perumusan data): sampel yang diambil; jenis penelitian; lokasi responden; lamanya penelitian

-          Data-data sekunder

-          Content analysis. Analisis berita dari media-media utama.

-          Clipping service. Berita yang dianalisis disebar kepada eksekutifyang berkepentingan dan dimintai komentar. Berita-berita tertentu perlu diumumkan kepada karyawan.

-          Survei. Praktisi PR melakukan kunjungan.

-          Konsultasi. Jasa konsultan. Second opinion. Obyektif.

-          Pengumpulan fakta dari para pemimpin opini.

-          Buka telinga. Membentuk acara-acara khusus yang memberi kesempatan kepada pihak tertentu untuk memberi masukan.

2.      Penelitian

-          Dibutuhkan untuk mendapatkan fakta atas simtom masalah dan untuk melakukan evaluasi.

-          Prelimenary survey: fakta yang masih harus diuji kebenarannya.

·         Penelitian Informal

o   Praktisi PR harus mengumpulkan fakta sebanyak-banyaknya terutama yang menyangkut opini dan sikap karyawan terhadap pekerjaan.

o   Digunakan untuk mengetahui masalah-masalah dalam perusahaan dan hubungan unsur-unsur lain di luar perusahaan.

o   Data lapangan. Data primer.

o   Penelitian ini dilakukan atas pertimbangan:

a.       Anggaran PR yang belum memadai.

b.      Mencegah timbulnya keresahan bila perusahaan melakukan pemeriksaan secara formal.

·         Teknik Riset Informal

o   Menyimpan dokumen/database.

o   Kontak utama. Opinion leaders dalam komunitas, industri atau organisasi.

o   Komite khusus. Kelompok penasihat.

o   Kelompok fokus. Sejumlah kecil orang yang memiliki karakteristik demografis yang berdekatan.

o   Pemantauan informal. Memonitor laporan berita, baik cetak, elektronik maupun internet. Pengecekan surat masuk, telepon dan laporan penjualan.

o   Internet, Perpustakaan, dan Sumber Database.

·         Penelitian Sekunder

o   Data yang telah dikumpulkan dan diolah oleh pihak ketiga.

o   Data-data yang dipublikasikan dan perpustakaan.

o   Praktisi PR harus membiasakan diri melakukan skimming atas berita-berita pokok dan membaca secara intensif artikel yang ada kaitannya dengan suatu lembaga.

·         Teknik Riset Ilmiah/Formal

o   Analisis Isi. Menghitung verbal content dari pesan tertulis/lisan yang sudah ditranskripsikan. Kiping berita; chatroom; laporan tahunan dan publikasi lain dari pesaing.

o   Riset survei. Pengujian secara hati-hati dan terperinci terhadap pengetahuan, persepsi, sikap dan opini dari anggota masyarakat yang beragam. Data demografis dan data opini.

o   Riset Eksperimental.

o   Eksperimental laboratorium

o   Eksperimental lapangan

Perencanaan Program PR berdasarkan kepada Analisis Lingkungan Situasi dan Kondisi sebagai berikut:

(Cutlip, Center & Broom)    

1. A searching look backward. Penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.
2. A deep look inside. Penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.
3. A wide look around. Melihat kecenderungan-kecenderungan yang ada pada berbagai aspek (politik, sosial dan ekonomi) di sekeliling kita serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang.
4. A long, long looks ahead. Jauh memandang ke depan. Tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

Pokok-Pokok Perencanaan PR

• Rencana Strategis. Rencana jangka panjang. Dibuat oleh manajemen level atas. Memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimplementasikannya. Memprediksi masa depan.
• Rencana Taktis. Mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada stiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

Tiga dasar hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil dengan baik:

• Rencana Program harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.
• Rencana Program tersebut harus mempunyai tujuan.
• Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut.

Faktor Utama Rencana Program

• Kegiatan yang akan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR.
• Perencanaan anggaran.
• Perizinan dari pihak berwenang.
• Strategi pelaksanaan suatu kegiatan.
• Rapat/pertemuan periodik.
• Perekrutan karyawan beserta job-description-nya.
• Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak terduga. (materi pak Zam)