Tugas MPR (pak zamy)

PR (Public Relations) adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi opini, sikap, dan perilaku publik, mengidentifikasi kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur suatu individu atau sebuah organisasi dengan kepentingan publik, dan merencanakan serta melaksanakan program aksi untuk memeroleh pengertian dan dukungan public.

Dalam suatu perusahaan maupun organisasi, PR adalah profesi yang memegang kendali agar perusahaan/organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Pekerjaaan PR perusahaan/ organisasi cukup banyak dan pasti tidak akan bisa di handle hanya dengan satu udda orang. Maka dari itu dibutuhkan sebuah tim PR dan pembagian tugas serta tanggung jawab. Pekerjaan PR bukan saja mengumpulkan artikel, dan terkesan ‘omong doang’, namun dalam pekerjaannya kita harus melakukan hal-hal penting seperti survey tempat, dan melakukan evaluasi tentang apa yang kita lakukan. Jika memang terdapat suatu kesalahan pahaman masyarakat tentang perusahaan tempat dimana PR itu bekerja, maka ia harus bisa mengakali dengan cara apapun untuk mengembalikan citra perusahaan tersebut. Pekerjaan PR sangat erat kaitannya dengan pers. Apalagi PR perusahaan. PR perusahaan harus bisa mencari penyebab terjadi kesalah pahaman dengan media massa. Peran PR disini sangat penting, karena dengan adanya PR kita bisa mengklarifikasi berita yang dianggap salah.

Contoh pembagian tanggung jawab PR yang lain adalah;

-         Customer Relations seperti membangun hubungan baik dengan pihak luar,maksudnya menjalin hubungan baik antara perusahaan dengan public dan hubungan dengan konsumen.

-         Employee Relations, seperti membangun hubungan antara pimpinan dengan bentuk kerjasama dan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.

-         Community Relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak-pihak yang selama ini telah melakukan kerja sama dengan perusahaan yang kita wakili, menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan dan komunitas-komunitas masyarakat tertentu.

-         Government Relations, seperti menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah.

Selain adanya pembagian tanggung jawab dalam tim PR, adanya penyusunan jadwal juga diperlukan. Agar kegiatan atau program kerja selama setahun atau satu periode berjalan dengan baik dan sistematis. Meminimalisir adanya ketidakpastian atau pemborosan dalam biaya atau anggaran yang telah diberikan perusahaan/ organisasi. Contohnya adalah sebuah perusahaan ingin melaksanakan program CSR untuk masyarakat sekitar di bulan Febuari. Maka sekitar bulan Januari harus sudah melakukan riset atau survey kira-kira apa yang dibutuhkan masyarakat sekitar dan apa saja yang harus dilakukan sebagai program CSR tersebut. Agar pada saat bulan yang sudah ditentukan, sudah siap jalan atau eksekusi tanpa harus menunggu lama-lama lagi.

Dan yang terakhir masalah anggaran. Anggaran yang diberikan oleh perusahaan untuk program PR selama setahun tentu harus dibagi atau diatur sedemikian rupa agar cukup dan semua program dapat berjalan lancar. Contoh jika PR ingin membuat sebuah promosi berupa potongan harga terhadap sebuah produk, harus dihitung terlebih dahulu agar tidak mendapatkan kerugian bagi perusahaan namun juga menarik perhatian masyarakat. Mungkin jika salah satu program PR memang mebutuhkan dana yang cukup besar seperti CSR misalnya, dampak dari program itu sendiri akan berkepanjangan karena menciptakan citra positif dan kepercayaan di benak masyarakat terhadap perusahaan.

PROSES PUBLIC RELATIONS

4        LANGKAH PROSES PR

1.      Definisi Permasalahan; apa yang terjadi sekarang? (Analisis Situasi)

-          Praktisi PR harus dapat mengenal simtom dan penyebab.

-          Praktisi PR perlu melibatkan diri dalam penelitian dan pengumpulan fakta.

-          Praktisi PR perlu memantau dan membaca terus pengertian, opini, sikap, dan perilaku mereka yang berkepentingan dan terpengaruh oleh sikap dan tindakan suatu lembaga.

2.      Perencanaan dan Program; apa yang harus kita lakukan, katakan dan mengapa alasannya? (Strategi)

-          Praktisi PR sudah menemukan penyebab dan sudah siap dengan langkah-langkah pemecahan dan pencegahan.

-          Dirumuskan dalam bentuk rencana dan program termasuk anggaran.

-          Kesepakatan bersama dan mendapat dukungan penuh.

3.      Aksi dan Komunikasi; bagaimana dan kapan kita bertindak dan mengatakan hal tersebut (Implementasi)

-          Harus dikaitkan dengan objective/goal yang spesifik.

4.      Evaluasi Program; bagaimana kita telah melakukannya (Evaluasi)

-          Pengukuran atas hasil tindakan di masa lalu.

Mendefinisikan Masalah: Riset

1.      Pengumpulan Fakta

-          Riset (desain; pengumpulan data primer, pengolahan data dan perumusan data): sampel yang diambil; jenis penelitian; lokasi responden; lamanya penelitian

-          Data-data sekunder

-          Content analysis. Analisis berita dari media-media utama.

-          Clipping service. Berita yang dianalisis disebar kepada eksekutifyang berkepentingan dan dimintai komentar. Berita-berita tertentu perlu diumumkan kepada karyawan.

-          Survei. Praktisi PR melakukan kunjungan.

-          Konsultasi. Jasa konsultan. Second opinion. Obyektif.

-          Pengumpulan fakta dari para pemimpin opini.

-          Buka telinga. Membentuk acara-acara khusus yang memberi kesempatan kepada pihak tertentu untuk memberi masukan.

2.      Penelitian

-          Dibutuhkan untuk mendapatkan fakta atas simtom masalah dan untuk melakukan evaluasi.

-          Prelimenary survey: fakta yang masih harus diuji kebenarannya.

·         Penelitian Informal

o   Praktisi PR harus mengumpulkan fakta sebanyak-banyaknya terutama yang menyangkut opini dan sikap karyawan terhadap pekerjaan.

o   Digunakan untuk mengetahui masalah-masalah dalam perusahaan dan hubungan unsur-unsur lain di luar perusahaan.

o   Data lapangan. Data primer.

o   Penelitian ini dilakukan atas pertimbangan:

a.       Anggaran PR yang belum memadai.

b.      Mencegah timbulnya keresahan bila perusahaan melakukan pemeriksaan secara formal.

·         Teknik Riset Informal

o   Menyimpan dokumen/database.

o   Kontak utama. Opinion leaders dalam komunitas, industri atau organisasi.

o   Komite khusus. Kelompok penasihat.

o   Kelompok fokus. Sejumlah kecil orang yang memiliki karakteristik demografis yang berdekatan.

o   Pemantauan informal. Memonitor laporan berita, baik cetak, elektronik maupun internet. Pengecekan surat masuk, telepon dan laporan penjualan.

o   Internet, Perpustakaan, dan Sumber Database.

·         Penelitian Sekunder

o   Data yang telah dikumpulkan dan diolah oleh pihak ketiga.

o   Data-data yang dipublikasikan dan perpustakaan.

o   Praktisi PR harus membiasakan diri melakukan skimming atas berita-berita pokok dan membaca secara intensif artikel yang ada kaitannya dengan suatu lembaga.

·         Teknik Riset Ilmiah/Formal

o   Analisis Isi. Menghitung verbal content dari pesan tertulis/lisan yang sudah ditranskripsikan. Kiping berita; chatroom; laporan tahunan dan publikasi lain dari pesaing.

o   Riset survei. Pengujian secara hati-hati dan terperinci terhadap pengetahuan, persepsi, sikap dan opini dari anggota masyarakat yang beragam. Data demografis dan data opini.

o   Riset Eksperimental.

o   Eksperimental laboratorium

o   Eksperimental lapangan

Perencanaan Program PR berdasarkan kepada Analisis Lingkungan Situasi dan Kondisi sebagai berikut:

(Cutlip, Center & Broom)    

1. A searching look backward. Penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.
2. A deep look inside. Penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.
3. A wide look around. Melihat kecenderungan-kecenderungan yang ada pada berbagai aspek (politik, sosial dan ekonomi) di sekeliling kita serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang.
4. A long, long looks ahead. Jauh memandang ke depan. Tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

Pokok-Pokok Perencanaan PR

• Rencana Strategis. Rencana jangka panjang. Dibuat oleh manajemen level atas. Memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimplementasikannya. Memprediksi masa depan.
• Rencana Taktis. Mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada stiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

Tiga dasar hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil dengan baik:

• Rencana Program harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.
• Rencana Program tersebut harus mempunyai tujuan.
• Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut.

Faktor Utama Rencana Program

• Kegiatan yang akan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR.
• Perencanaan anggaran.
• Perizinan dari pihak berwenang.
• Strategi pelaksanaan suatu kegiatan.
• Rapat/pertemuan periodik.
• Perekrutan karyawan beserta job-description-nya.
• Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak terduga. (materi pak Zam)